23 janvier 2022

Salle de réunion ou de conférence : les 4 points clés pour un aménagement réussi

aménagement salle de réunion

Autrefois réduites à la portion congrue dans les bureaux professionnels, les salles de réunion deviennent des lieux stratégiques avec le besoin de travailler ensemble, en présence ou à distance. En effet, l’essor du télétravail accéléré par la pandémie accentue le besoin de créer dans les bureaux des espaces collaboratifs où il fait bon se retrouver entre collègues.

En parallèle, l’innovation technologique révolutionne la façon d’utiliser les espaces de réunion pour améliorer le confort, la créativité et l’interactivité des employés. A la clé, la possibilité de faire des réunions efficaces, conviviales et … sans perte de temps.

Nos experts BLOOM INSIDE vous dévoilent les 4 points clés pour l’aménagement de votre salle de réunion en espaces fonctionnels et attractifs que vos collaborateurs aimeront utiliser.

Un aménagement bien pensé, qui répond au besoin de l’entreprise pour sa salle ou son espace de réunion

La première question à se poser en matière d’aménagement est la façon dont la salle de réunion sera utilisée. De quelle surface disposez-vous ? De quelle capacité d’accueil avez-vous besoin pour vos réunions ?  La salle de réunion doit-elle être flexible en terme d’usage ? Par exemple, doit-elle  accueillir des réunions classiques, des visites clients ou fournisseurs ? Ou bien permettra-t-elle des séances de formation, de brainstorming ? Suivant l’espace disponible, doit-elle permettre un mode conférence avec un public assis (ou debout)? Par exemple pour les assemblées annuelles ou les vœux de l’entreprise ? Enfin, une fonction de visioconférence est-elle souhaitée ?

Ainsi, les réponses à ces questions vont guider les choix en matière d’agencement, d’aménagement et de mobilier de votre salle de réunion.

mur mobile salle de réunion

Les espaces de réunion en petit groupe manquent souvent dans les entreprises. Aussi il peut être judicieux de prévoir des cloisonnements mobiles dans vos salles de réunion. Vous pourrez ainsi les convertir en espaces de réunion plus petits, à la demande.

De multiples solutions existent, entre les murs mobiles qui offrent une isolation acoustique performante, ou les rideaux acoustiques, plus faciles à mettre en oeuvre et moins onéreux. Ces solutions offrent une flexibilité intéressante pour optimiser l’utilisation des salles de réunion !

  • Visez un haut niveau de confort et d’ergonomie pour vos salles de réunion

Vos réunions sont susceptibles de mobiliser un grand nombre de vos collaborateurs. Aussi, elles doivent absolument être efficaces et productives pour assurer un retour sur investissement du temps imparti.

C’est pourquoi l’environnement physique de l’espace réunion doit être soigneusement étudié pour créer des conditions de confort de travail optimales, mais aussi favoriser l’implication de vos collaborateurs !

Un aménagement avec une isolation acoustique performante pour vos salles de réunion

S’il y a un bien un espace pour lequel une isolation acoustique est indispensable, c’est bien celui-ci ! Il n’est en effet pas question que des réunions avec des fournisseurs, des clients ou encore des entretiens d’embauche ou d’évaluation puissent être entendues de l’extérieur, ou au contraire gênées par des bruits provenant d’espaces adjacents, couloirs ou cuisines d’entreprise par exemple !

salle réunion isolation acoustiqueAinsi, il est essentiel que tout le monde comprenne distinctement les paroles des uns et des autres, y compris les participants à distance.

On veillera donc à limiter au minimum la résonance de la salle avec des matériaux à forte capacité d’absorption acoustique : moquette ou parquet, revêtements muraux absorbants, faux-plafond acoustique.

Si la salle de réunion a une hauteur de plafond élevée, une grande surface de vitrage, il conviendra d’ajouter des éléments acoustiques spécifiques. Panneaux acoustiques muraux, posés au plafond ou suspendus ou encore cloisons acoustiques permettent de limiter la réverbération. Une étude technique est indispensable pour bien dimensionner les équipements acoustiques et leur positionnement dans la salle de réunion, d’autant plus que ces produits hautement efficaces coûtent cher !

Idéalement vous demanderez à votre aménageur de concevoir la forme et les couleurs des équipements acoustiques à votre image de marque ou au style déco souhaité, pour faire d’une pierre deux coups !

Enfin, n’oubliez pas que la densité de mobilier et d’objets présents dans votre salle de réunion influe sur son insonorisation. Ainsi, si vous optez pour un style épuré avec peu de meubles, l’espace sera plus sonore.

Un éclairage modulable et dynamique

Les solutions d’éclairage LED autorisent une grande flexibilité en matière d’ajustement de l’intensité lumineuse et de la couleur de blanc émise. C’est le moment d’en profiter, pour plusieurs raisons !

  • Un éclairage sur interrupteur simple (on-off) vous limite en terme d’usage et d’utilisation. Or, dans une salle de réunion moderne, on passe par différents modes de travail (travail sur écran, brainstorming, conversation, visionnage de projection) où les besoins en terme d’intensité lumineuse varient.
  • La plupart des salles de réunion disposent de baies ou fenêtres avec un apport de lumière naturelle. Un système de régulation de l’intensité couplé à des détecteurs de lumière vous permettra de réaliser des économies d’énergie conséquentes, et de réduire votre empreinte environnementale ! Doublez vos gains en matière d’énergie avec des capteurs associant détection de lumière et de présence. Vous éviterez une dépense d’énergie inutile lorsque les salles de réunion ne sont plus utilisées.
  • Le manque de luminosité associé à une couleur blanche fade ou jaunâtre est fatal à l’efficacité des réunions. Endormissement assuré, surtout à l’heure de la digestion !

Héclairage design salle de réunioneureusement, la technologie « tunable white » (« blanc à la demande ») proposée en option par de nombreux fabricants permet d’ajuster la couleur blanche des LED. Ceci soit manuellement, soit en la calquant par horloge sur la dominante blanche de la lumière du jour.

Ainsi, c’est une option indispensable pour les salles de réunion aveugles ou disposant de peu de lumière natutelle. Elle rend la lumière dynamique en milieu de journée avec un blanc plus éclatant et plus douce le matin et en fin d’après-midi, en respect de notre horloge biologique. Avec des bienfaits en matière de santé qui vont bien au-delà de la seule productivité et capacité de concentration : un sommeil amélioré, une meilleure régulation de notre pression artérielle etc..

Veillez à la qualité de l’air intérieur dans les espaces de réunion

 La qualité de l’air intérieur est primordiale pour maintenir une concentration adéquate et favoriser le bien-être des occupants. Pour vous en convaincre, faites donc le test de rester plus de 20 minutes dans un phone booth , seul ou à deux ! Vous verrez à quel point il devient presque vital pour vous de sortir juste pour respirer !

CAPTEUR DE CO2Certes, une salle de réunion est plus spacieuse, mais est aussi susceptible d’accueillir un grand nombre de participants.

Un système de ventilation artificielle efficace est dès lors indispensable pour évacuer l’air vicié de la salle de réunion, ceci même avec un accès à l’air extérieur. En effet, bien souvent, personne ne pense à ouvrir les fenêtres.

En complément, prévoyez un capteur de CO2 couplé à la ventilation pour ajuster le besoin d’air frais.

  • Choisissez un mobilier de réunion pratique, confortable et ergonomique

Réservez un espace minimal pour chaque participant

Tout d’abord, chacun de vos collaborateurs en réunion doit disposer d’un espace suffisant pour travailler et se déplacer.

C’est indispensable si vous voulez susciter des échanges dynamiques entre vos collaborateurs en apportant un meilleur bien-être. Voici quelques consignes en terme d’espace :

  • Veiller à prévoir au moins 70 cm par personne en position assise, pour lui permettre de prendre des notes ou de travailler sur ordinateur
  • Réservez un espace de circulation minimal d’un mètre entre la table de réunion et les murs ou cloisons

Des mobiliers ludiques et flexibles pour l’aménagement de votre salle de réunion

Ayez à l’esprit que votre mobilier va incarner à la fois l’image de votre entreprise et le type d’événement organisé.

Aménagement espaces de travail à Lyon - espaces réunion brainstorming ou formation - Bloom Inside LyonPour stimuler la créativité de vos employés, optez pour des poufs que vous pouvez déplacer facilement. Ils se distinguent du reste du mobilier de bureau pour donner un ton plus gai.

En complément, les estrades constituent une excellente solution pour favoriser la collaboration dans un style décontracté et informel. Ces solutions d’assises offrent aujourd’hui une grande modularité pour s’adapter à vos envies et besoins : sièges ou fauteuils de réunion, estrades, tableaux écritoires, etc.

Si vous avez besoin d’organiser des formations ou conférences, il sera opportun d’opter pour des chaises avec tablettes intégrées !  Leur compacité vous permet d’optimiser la place disponible. Vous disposerez ainsi d’une grande flexibilité pour aménager votre espace de réunion selon le nombre de participants.

La table de réunion, un choix crucial pour incarner le style de votre entreprise

Si votre salle de réunion reçoit des clients, des partenaires, choisissez une table design et originale pour impressionner favorablement vos visiteurs.

table réunion pliabletable réunion trappe connectée

A l’inverse, pour une diversité d’utilisations, préférez des tables pliantes et mobiles. Elles vous permettront de changer facilement la configuration de l’espace de réunion selon les besoins de l’animateur et des participants. Prévoyez dans ce cas un espace de rangement pour stocker les tables excédentaires pour les travaux en petit groupe.

Comme pour les postes de travail de vos collaborateurs , prêtez une attention particulière à l’équipement de vos tables de réunion. Celles-ci doivent intégrer un accès aisé à la connectique pour éviter la prolifération de câbles gênants. Ainsi, les trappes connectées facilitent l’accès aux prises secteur ou USB dont tous vos collaborateurs ont besoin. Ils pourront recharger leurs ordinateurs et smartphones, ou se connecter à l’équipement visio de votre salle de réunion.

Des tableaux écritoires pour des séances de brainstorming réussies

Aménagement espaces de travail à Lyon - espaces réunion brainstorming ou formation - Bloom Inside LyonEnfin, pensez à équiper vos salles de réunion du mobilier permettant à vos collaborateurs de s’exprimer ! Tableau blanc ou coloré chat board, le tableau écritoire est un accessoire indispensable pour vos sessions de brainstorming ou séances de créativité. Certaines tables écritoires peuvent même se transformer en table pour travailler, pratique pour optimiser la place disponible !

  • L’innovation numérique pour une meilleure expérience de travail en réunion

Les dernières innovations en video, audio et visioconférence permettent de rendre les salles de réunion plus collaboratives en favorisant les échanges et la production de contenus partagés entre tous les participants, qu’ils soient présents et à distance.

Privilégiez une technologie accessible, intuitive et fiable

salle réunion connectéeCette technologie doit pouvoir assurer les fonctionnalités suivantes

Ainsi, le contenu des écrans doit être visible par tous à tout moment. Adaptez la taille de l’écran à distance avec le participant le plus éloignée dans la salle de réunion.

Chaque participant doit pouvoir prendre la main instantanément depuis son terminal pour afficher un contenu, partager des contenus avec les différents auditeurs et les modifier de façon interactive

La connexion au réseau, à l’écran ou aux écrans partagés peut se faire directement par wifi et par câble.

Une caméra HD dans l’axe de l’écran affichera le site distant (le contact visuel est primordial pour se comprendre)

En complément, un son de haute qualité sera diffusé également au niveau de l’écran avec la présence d’un micro omni-directionnel

Pour les plus petites réunions, un kit de visioconférence ou une solution deux-en-un (webcam de visioconférence avec micro intégré) peut suffire et a l’avantage d’être simple d’utilisation.

Depuis peu, Microsoft et Zoom proposent des systèmes clé en main de visioconférence : la Teams Room et la Zoom Room. Ces systèmes qui intègrent leur solution de collaboration offrent la possibilité de rejoindre très vite une vidéoconférence sans nécessité de connecter son terminal à une caméra ou à un écran.

Assurez-vous avant d’opter pour une de ces solutions que tous vos collaborateurs possèdent une licence du logiciel choisi, Teams ou Zoom, sous peine de contraintes d’utilisation.

Des solutions complémentaires précieuses pour démarrer votre réunion sans stress 

logiciel réservation salle réunion

Si votre budget vous le permet, vous pouvez opter à l’occasion de votre aménagement pour des solutions complètes de réservation et d’exploitation de salle de réunion.

Par exemple, une dalle de pilotage de la salle avec des scénarios préconfigurés pour votre système multimedia. Celle-ci peut aussi inclure le confort de la salle (éclairage, chauffage et climatisation, stores)

Par ailleurs, un système de réservation de la salle de réunion optimise son utilisation. Il intègre éventuellement la mise à disposition des outils nécessaires au bon déroulement de la réunion (bouteilles d’eau…)

Vous avez un projet de création ou d’aménagement de salles de réunion ou de conférence ?

Notre équipe BLOOM INSIDE d’architectes d’intérieur et d’ergonomes se tient à votre disposition pour vous accompagner depuis l’étude jusqu’à la réalisation. Nous assurons un service complet qui intègre la conception de l’aménagement, la fourniture et l’installation des mobiliers et équipements.

Contactez-nous ou exposez-nous votre projet !

Vous avez besoin d’un aménagement en urgence pour de nouveaux locaux  ? Optez pour notre service My Design Office.

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