10 novembre 2019

Réussir son projet de flex office

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Le flex office, une tendance de fond qui impose des règles précises d’aménagement

Des études récentes montrent que les immeubles de plus de 5000m² sont occupés en moyenne à 60%. Dans le contexte d’augmentation des prix de l’immobilier locatif, les entreprises sont tentées de passer à un aménagement en flex office pour réduire leurs coûts d’exploitation.

Ainsi, un nombre grandissant d’entreprises recourent de manière de plus en plus systématique dans leur projet d’aménagement au flex office, pour les activités non sédentaires (commerciaux, consultants, free-lancers…).

Le flex-office représente déjà 14% des actifs en 2019, selon l’Observatoire Actineo.

Les français se déclarent eux-mêmes de plus en plus ouverts à ce modèle « sans bureau fixe »,  suivant ce même Observatoire : 50% des salariés sont prêts à travailler en flex office s’ils disposent de tous les outils nécessaires.

Pour les plus fervents, notamment les jeunes générations, cette organisation favorise une nouvelle dynamique collaborative. Ce qui compte, ce n’est pas le statut social qui est rattaché à la taille ou la localisation d’un bureau, mais la capacité de travailler et de créer ensemble.

Néanmoins, jusqu’ici les conditions réelles de travail ne concrétisent pas exactement ces espoirs :

22% des salariés en flex office se déclarent insatisfaits de leur qualité de vie au travail contre 13% en moyenne des actifs travaillant au bureau. Un des facteurs de déception identifié est l’impossibilité de pré-réserver une place à l’avance, la course aux bonnes places est pointée du doigt.

Voilà un constat bien surprenant sachant que le flex office incarne par définition un modèle de travail sans place attitrée à l’avance. S’il y a insatisfaction, c’est bien parce que tous les postes ne se valent pas en terme de confort, fonctionnalités, etc… !

Ainsi, et malheureusement, le flex office tel qu’il est mis en place aujourd’hui ne s’accompagne pas toujours des conditions optimales de flexibilité, de connectivité ni des services innovants.

Amener ses salariés vers le flex office exige un travail collaboratif avec l’ensemble du personnel pour faire émerger les espaces qui seront le reflet de l’identité, des valeurs et des projets de l’entreprise.

En effet, loin de déshumaniser l’entreprise, le bureau flexible peut être une occasion de lui redonner sa substance. Il amène le collaborateur à se déplacer plus facilement, à échanger directement avec ses équipes plutôt qu’à utiliser sa messagerie, chronophage et parfois source d’incompréhensions. En phase de projet, il permet même de faire se rencontrer beaucoup plus facilement et rapidement différents corps de métier, a priori éloignés.

Bien entendu, il requiert une préparation matérielle rigoureuse au risque d’engendrer cafouillages et frustrations. Chaque salarié doit ainsi posséder un ordinateur portable et un smartphone. L’entreprise, quant à elle, doit au moins compter les équipements et services suivants :

  • Un réseau Wi-Fi à toute épreuve,
  • Des connectiques performantes à chaque place,
  • Un système de stockage des fichiers (cloud par exemple),
  • Un système de réservation de salles de réunion,
  • Un système d’échange interne
  • Des postes de travail ultra-flexibles en terme de confort (luminosité, température réglable..)

En terme d’aménagement, la mise en œuvre du flex office doit aller de pair avec l’acceptation de modes de travail différents :

  • La réduction du nombre de postes qui en découle doit être compensée par l’arrivée d’espaces plus collaboratifs
  • Ces espaces collaboratifs doivent offrir un bouquet de services variés:  cafétéria, bibliothèque, salles de réunions, bulles phoniques pour s’isoler…

Idéalement l’entreprise devrait laisser des postes en libre-service (quand le salarié arrive, il s’installe où il veut en fonction des places disponibles), mais également dédier des postes à la réservation permettant de bloquer un endroit où travailler.

Lorsque cela n’est pas possible, les mesures suivants doivent être mises en oeuvre pour faciliter l’acceptation du modèle par les collaborateurs:

  • L’inclusion de repères dans l’espace, s’incarnant dans des ‘zones’ de flex office, qui permettra aux salariés de travailler dans un lieu fixe, à défaut de disposer d’un poste attribué.
  • La mise à disposition d’espaces de débordement permet d’effacer les pics de fréquentation prenant la forme de tables hautes incluant de la connectique ou de « lounges » type aéroports, espaces  réversibles, à la façon de ces restaurants d’entreprises qui sont désormais équipés de Wi-fi et accessibles en dehors des heures de repas…

Enfin, du point de vue managerial, la réussir son projet Flex Office impose  un changement de posture radicale aux responsables de service qui peinent encore à faire confiance aux collaborateurs.

C’est l’avènement du management bienveillant dans le cadre duquel on ne doute plus de la capacité du personnel à se responsabiliser et à concilier intelligemment vie personnelle et professionnelle.

Cette transition ne va pas de soi et nécessite un accompagnement des managers afin de pouvoir gérer un collaborateur à distance et éviter l’isolement. Il s’agit aussi de dynamiser le lieu de travail via l’organisation de réunions d’équipes régulières et conserver un sentiment d’appartenance à l’entreprise.

BLOOM INSIDE accompagne les structures pour réussir leur passage en flex-office en facilitant le processus de diagnostic, de communication entre les équipes et de formation des managers pour faire émerger des projets bénéficiant à tous.

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