01 septembre 2020

Les 5 actions à combiner pour faire revenir durablement les salariés au bureau

aménagement bureaux profesionnels

Avec la résurgence de la menace COVID-19, la rentrée 2020 s’avère pleine de menaces pour les entreprises, qui aspiraient à des temps plus cléments après le long épisode de confinement.

En particulier, l’obligation de porter le masque en entreprise passe mal. Plus d’un quart des salariés y sont opposés selon un récent sondage.  En outre, elle menace la productivité de certaines entreprises dont les activités exigent un effort soutenu, comme les call centers. Dans ce contexte, il devient difficile de faire revenir durablement les salariés au bureau.

Pourtant, alors que les nouvelles règles sanitaires en entreprise sont connues, le temps est venu pour les décideurs de prendre des mesures structurelles afin de tenter de rebondir dès 2021.

Favoriser le retour durable des salariés en entreprise, un enjeu vital pour les entreprises

Qu’elle est déjà loin la période de déconfinement où il a fallu mettre en œuvre des actions de première urgence, et à l’issue de laquelle peu de salariés sont finalement revenus en entreprise à la faveur des cumuls de périodes de congés.

Il s’agit à présent d’inciter les salariés à revenir en entreprise en donnant des gages tout à la fois sur les conditions de sécurité, la qualité de l’environnement de travail et la légitimité des locaux d’entreprise comme lieu « totem », fédérateur et énergisant pour les équipes.

Il en va en effet de la survie de la plupart des organisations qui aspirent à accueillir et fidéliser en leur sein de nouveaux talents, recevoir leurs clients et partenaires, mener avec succès des projets collaboratifs. Certes, les fameux coworking ou autres tiers lieux offrent un palliatif utile pour rompre l’isolement, et réduire la fatigue liée aux transports. Mais ils peinent à incarner la culture d’entreprise des organisations dont ils hébergent les employés.

Le challenge pour les entreprises est réel : maintenant que l’école héberge à nouveau leurs enfants, beaucoup de salariés se voient bien rester en télétravail la majeure partie de la semaine, pour continuer à jouir d’un environnement agréable et familier, avec le silence en plus, et concilier plus harmonieusement vie privée et vie professionnelle.

Comment les convaincre de leur intérêt à retourner au bureau si ce n’est en faisant valoir des perspectives réelles d’épanouissement, d’acquisition de nouvelles compétences et de sens donné au travail ?

Evidemment, il ne s’agit pas de revenir ou même d’adapter l’ancienne organisation : l’entreprise tout entière doit se transformer en impliquant ses collaborateurs dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un nouveau « deal » qui va faire coïncider les intérêts de chacun.

Voici selon nous les 5 actions à combiner pour aménager les locaux et favoriser un retour durable des salariés au bureau :

Réaménager les bureaux professionnels pour susciter le partage et la collaboration

Pour augmenter la productivité des employés, favoriser les échanges et permettre à chacun de se sentir à l’aise, un bon aménagement des lieux est crucial.

Afin que les rencontres et les collaborations se fassent de manière spontanée, il importe de rendre les locaux ouverts, partagés et conviviaux.

Alors que les espaces collaboratifs requièrent des équipements spécifiques, d’autres zones dédiées à la détente et aux échanges informels pourront être aménagés en tirant partie d’espaces de travail individuels devenus superflus. En effet, certaines tâches qui ne nécessitent pas d’interaction avec les équipes (production, …) peuvent être réalisées intégralement en télétravail et libérer des postes de travail en entreprise.

Ainsi, aménager une grande cuisine à la place de la petite cafétéria, une salle de jeux ou de sports, ou encore un salon lounge permettra de favoriser les discussions dans une ambiance détendue.

Par ailleurs, de manière générale, les cloisons, rangements et bureaux seront modulables afin d’ajuster la configuration des lieux au gré des différentes activités. Grâce à des roulettes, il est facile de se rapprocher des autres ou de s’éloigner pour s’isoler afin de travailler au calme. Evidemment en respectant les règles de distanciation.

Aménager de nouveaux modes de travail favorisant un retour des salariés au bureau

Les bureaux cloisonnés, redevenus soudainement attractifs à la faveur de l’exemption du port du masque, ne constituent pas une solution viable sur le long terme. Tant qu’à travailler isolé des autres, autant rester à la maison, non ? On économisera ainsi des dépenses immobilières inutiles dans cette période difficile.

Quant aux open space, qui souffrent d’une réputation souvent justifiée d’inconfort, ils devront de leur côté se réinventer pour proposer aux employés un éventail large d’environnements correspondant à leur façon de travailler.

Ainsi, l’aménagement devra permettre d’intégrer de nouveaux espaces comme par exemple:

  • des forums comme espaces communs pour travailler de façon informelle
  • des espaces atelier ou brainstorming pour des projets collaboratifs en petit groupe
  • un espace documentation, lieu communautaire où les collaborateurs peuvent effectuer des tâches ponctuelles comme la lecture
  • des alcôves pour se reposer et s’isoler
  • des espaces ludiques pour se détendre et se défouler
  • un espace bien-être pour se ressourcer

aménagement ergonomiqueMettre ainsi les besoins fonctionnels des collaborateurs au centre de la réflexion est cent fois préférable au fait d’aborder la question du réaménagement suivant une organisation des espaces de travail prédéfinie comme le flex office ou le desk sharing, comme il est malheureusement souvent d’usage depuis quelques années.

La perspective de devoir partager son bureau dans le contexte actuel étant extrêmement anxiogène pour les employés, l’entreprise gagnera à ne pas s’engager sur ce terrain pour conserver un climat social serein. Au contraire, il conviendra de mettre en avant toutes les nouvelles possibilités en matière de collaboration au travail, le concept de poste de travail individuel à la journée n’ayant plus cours.

Garantir la sécurité sanitaire des salariés au sein de l’entreprise pour un retour des salariés au bureau

Permettre aux employés de se sentir en sécurité dans les bureaux professionnels ne va pas de soi. Pour les rassurer, les entreprises devront mettre en place un arsenal de mesures qui ira bien au-delà des actions obligatoires édictées dans la dernière mouture du protocole national telles le port du masque, le respect d’une distance d’un mètre entre personnes ou la nomination d’un référent COVID-19.

De nombreuses incertitudes résident encore sur l’impact de la climatisation, de la qualité de l’air intérieur comme propagateurs potentiels du virus. Les consignes gouvernementales en la matière restant à la fois floues et difficilement applicables, de nombreuses entreprises ont pris des mesures de sauvegarde dans l’urgence, parfois incompréhensibles pour les employés.

Non seulement il s’agit de prendre des mesures cohérentes qui garantissent la sécurité de tous, en adaptant les installations ou se dotant de nouveaux équipements, mais encore il convient de communiquer auprès des employés et de la clientèle sur les objectifs et les résultats en matière de prévention sanitaire.

Heureusement, l’émergence de l’internet des objets tombe à pic pour permettre de mesurer et d’analyser la qualité de l’environnement physique de travail :  avec des capteurs connectés, on peut aujourd’hui alerter en temps réel les utilisateurs et les gestionnaires sur les conditions de température et de luminosité, mais aussi sur la présence de particules fines – dont on sait qu’elles véhiculent les charges virales dans l’air ambiant.

Des technologies déjà éprouvées permettent quant à elles de retenir et de neutraliser les virus, qu’il s’agisse de filtres à air à haute efficacité ou encore de lampes UV déjà largement utilisées dans les hôpitaux, pour désinfecter les masques et les respirateurs, ou les transports comme dans les rames de métro et de bus de New-York. N’attendons plus pour généraliser ces équipements dans les lieux de travail.

Améliorer le confort des espaces de travail en portant une attention particulière aux besoins de chacun

Après la sécurité, le confort des lieux de travail doit devenir une vraie priorité. Les collaborateurs renâcleront à revenir en entreprise s’ils y retrouvent les mêmes nuisances qu’avant le confinement, tels un open space bruyant, un éclairage trop éblouissant ou encore du mobilier peu ergonomique.

A ce titre, l’obligation de distanciation entre postes de travail constitue une bonne opportunité pour faire d’une pierre deux coups, en combinant séparation physique et isolation acoustique à partir de solutions de panneaux mixtes par exemple.

5 actions à combiner pour le retour des salariés au bureauL’ergonomie des postes de travail, souvent de bonne facture, en comparaison des équipements utilisés à la maison, devra être complétée pour favoriser les différents modes de travail et encourager la mobilité.

Par exemple, une réunion en brainstorming est plus dynamique lorsque l’aménagement est mobile et modulable avec des poufs ou des assises lounge informelles favorisant la créativité et l’émergence de nouvelles idées. A l’inverse, un espace de concentration nécessite une assise avant tout confortable et ergonomique.

Enfin, concernant l’éclairage, c’est l’occasion d’en finir avec les nappes lumineuses uniformes qui tapissent les plafonds de nos bureaux. Démocratisons l’accès à l’éclairage individuel pour permettre à chacun de disposer de l’intensité et la couleur de lumière dont il a besoin au long de sa journée de travail.

De nombreuses solutions de lampadaires et de lampes de table entièrement flexibles existent sur le marché grâce à la technologie LED, à des prix attractifs. Une multitude d’applications pour smartphone permettent en outre de les faire fonctionner à loisir, pour jeter définitivement aux oubliettes les interrupteurs ou autres commandes tactiles sujettes à contamination.

Consulter et associer les collaborateurs, le sésame pour un projet réussi permettant le retour des salariés au bureau

Il s’agit en premier lieu d’identifier et de comprendre leurs besoins et leurs envies, au moyen de sondages (anonymes) ou d’entretiens informels, dans le but de concevoir des espaces de travail adaptés à leurs besoins.

A ce titre, la fin de l’épisode estival constitue une bonne opportunité pour les entreprises d’évaluer le ressenti de leurs équipes quant à la pratique du télétravail et le retour en entreprise pour certains, tout en les questionnant sur leurs aspirations futures.

Les managers, sous l’égide du département RH, ont évidemment un rôle clé à jouer dans la motivation de leurs équipes, en amont et tout au long du projet.

Idéalement, suivant la taille et les possibilités de l’entreprise, un ou plusieurs animateurs internes seront nommés pour consulter les collaborateurs, organiser des espaces d’échanges ou groupes de réflexion, et obtenir des feedbacks sur des intentions d’aménagement, via le réseau social d’entreprise.

Faire appel à un prestataire capable d’appréhender les enjeux organisationnels, techniques et esthétiques

S’il n’y a pas dans l’entreprise de fonction dédiée aux services généraux ou à l’environnement de travail, il convient de veiller à ce que leur niveau de compétences leur permette de faire l’interface avec le consultant sélectionné pour concevoir et mener à bien le projet.

La réussite de ce dernier exige en effet des compétences pluridisciplinaires – en architecture intérieure, génie climatique, acoustique, éclairage, ergonomie, qui requièrent une certaine culture technique en plus de l’appétence pour traiter du domaine considéré.

BLOOM INSIDE réunit ces expertises complémentaires pour mener à bien les projets d’aménagement quelle que soit leur nature : optimisation des espaces pour accueillir plus de collaborateurs, réorganisation des bureaux pour une adaptation aux nouveaux modes de travail de l’entreprise, emménagements dans de nouveaux locaux…

Nous accompagnons les organisations tertiaires pour les aider à concevoir des espaces professionnels à la fois sains, ergonomiques, fonctionnels et adaptables dans la durée. Aménager les locaux pour un retour des salariés au bureau

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