05 février 2022

Nos 5 commandements pour réussir son passage en flex office en 2022

aménagement espaces de travail, open-space, bureaux collaboratifs - Bloom Inside Lyon

En ce début d’année, le flex office est sur toutes les bouches des dirigeants qui font appel à nos services pour réaménager leurs locaux, ou expriment simplement un projet à venir.

Pourquoi ? La raison en est simple, la reprise économique dans un certain nombre de secteurs a entraîné une vague d’embauches, qu’il a été jusqu’ici possible d’absorber à la faveur du télétravail encore largement répandu.

Avec l’atterrissage attendu de la pandémie, les entreprises ont besoin de réorganiser leurs espaces pour pouvoir accueillir plus de salariés, sous peine de devoir trouver de nouveaux locaux.

détente flex office    mobilier flex office pour le bureau

Pour satisfaire ce besoin, le flex office apparaît comme « la solution » en permettant de réduire le nombre de postes de travail avec le principe de bureau non attitré.

Il subsiste cependant un problème majeur à son adoption : le passage en flex office n’a toujours pas bonne presse auprès des employés comme le montrent les dernières enquêtes RH ou QVT, même si son image s’améliore.

Déshumanisation, syndrome de la « mauvaise place » bien connu de ceux qui réservent tardivement leur poste, ou confort approximatif : les risques d’un passage en flex office mal maîtrisé ou engagé sans réelle concertation, sont bien connus. Ainsi que les catastrophes industrielles qui en ont résulté, et abîmé durablement la marque employeur de certaines grandes entreprises.

Pourtant, aujourd’hui, le besoin est là et il en va souvent de la survie des entreprises de basculer vers une organisation du travail plus souple. De plus, les jeunes générations y sont favorables, attirés par des espaces moins formels et plus collaboratifs.

Nos experts vous exposent les 5 commandements pour réussir votre passage en flex office.

De ta communication interne, le terme de flex office tu banniras

Loin de nous l’idée d’encourager les entreprises à cacher leurs intentions aux collaborateurs.

Mais enfin combien d’entreprises se sont-elles retrouvées à rétro-pédaler après avoir, avec pourtant de louables intentions, engagé une consultation de leur personnel en commençant par « Nous envisageons de passer au flex office, nous aimerions avoir votre avis ou même aidez-nous…

accueil bureaux décontractéNotre avis est tout simplement que votre projet, qui marque une vraie transformation mérite mieux que cet anglicisme passe-partout. De toute façon soyez assuré(e) qu’à la fin vous n’aurez pas de flex office intégral !

Certains départements auront toujours besoin de rester « groupés », pour des questions de bon fonctionnement. A commencer par les RH ! A la limite, il s’agira de semi-flex (quelques postes de flex office au sein d’un service).

Parlez plutôt de projet de type coworking, QVT, et surtout donnez-lui un nom de code sympa : chic mon nouveau bureau ou ce que vous voulez ! C’est à la guise de votre imagination ou plutôt de celui de vos collaborateurs : profitez-en donc pour faire un concours et mettre tout le monde dans de bonnes dispositions !

Un COPIL représentatif de toutes les parties prenantes , tu constitueras

Le passage à une nouvelle organisation du travail n’est pas un événement anodin dans la vie de l’entreprise, c’est une démarche structurante qui doit permette d’améliorer la performance globale.

copil projet flex officeOn entend souvent parler de projet « RH », en réalité c’est bien plus que cela. C’est un projet qui concerne et implique tous les départements, depuis la direction jusqu’aux entités administratives et opérationnelles.

A ce titre, la constitution d’un Comité de Pilotage (COPIL) est un impératif pour garantir que le projet va associer l

Il ne s’agit pas de réunir ici un aéropage de tous les services , une équipe de 5 à 6 personnes maximum sera plus agile et efficace. Quitte à convier ponctuellement lors de certaines réunions certains autres services.

Le COPIL réunira des membres des différentes entités :

  • services ou moyens généraux (office manager pour les TPE et PME)
  • RH
  • CSE
  • Management intermédiaire
  • Direction

S’il y a un service communication interne, il devra évidemment être associé. Le département IT sera aussi consulté.

Quelles missions attribuer au COPIL ?

Le COPIL doit se poser les questions suivantes pour bâtir sa stratégie : où, comment, quand et avec qui …

kpiOù : l’entreprise veut aller, comment elle se projette à 5, 10 ans, quelle marque employeur veut-elle imprimer ou consolider ? La direction évidemment est là pour donner un cap, un élan au projet et des objectifs, par l’intermédiaire de son représentant au COPIL. La stratégie immobilière si importante en ces temps agités lui appartient également.

Comment ? En fonction du budget défini pour cette transformation, il devra définir les différents postes d’investissement et de dépense, sans mésestimer le temps passé en interne, qui n’est pas gratuit. Avec une vision sur le retour sur investissement et des KPI à mettre en place.

Quand ? Quel est le délai défini pour la transformation ? En la matière,  il faut se garder de toute religion, du moins se méfier de toute précipitation. Bien sûr opérer une transformation à pas de course laisse augurer d’économies d’échelle alléchantes.

Mais s’il n’y a pas d’adhésion au projet, la dépense, même réduite, aura été contre-productive, Certaines entreprises peuvent mettre jusqu’à 3 ans pour concrétiser entièrement leur projet. Ce qui compte en la matière, c’est tenir le cap, l’objectif d’arrivée, et … le retour sur investissement fixé.

Avec qui ? De quel(s) professionnel(s) s’entourer pour le projet, qui devra reporter de ses actions au COPIL? Une décision clé pour réussir ce type de projet, qui ne peut être mené exclusivement en interne tant il affecte de domaines de compétences divers (aménagement, ergonomie, QVT, management…)

Tes employés, tu consulteras et impliqueras

Voilà sans doute qui apparaîtra une tarte à la crème pour nos lecteurs. Aucune entreprise responsable – espérons-le – ne songe aujourd’hui à mener un projet de transformation comme le passage en flex office sans consulter ses collaborateurs.

concertation flex office

Oui, mais de quelle manière et comment ? Ici la forme compte autant que le fond. Attention aux actions de com « one-shot », qui laissent penser qu’on se débarrasse de cette obligation, sans volonté d’associer réellement les équipes.

Ainsi, il incombe au COPIL de définir une stratégie et un plan de communication vis-à-vis des collaborateurs tout au long du projet, avec l’aide d’un prestataire compétent. Une vision extérieure est absolument nécessaire pour élargir la vision et bénéficier d’une expérience transverse à d’autres projets.

Alternez le style et la forme de vos actions (sondages, workshops…) pour garder vos collaborateurs impliqués. C’est le bon moment d’utiliser votre RSE (réseau social d’entreprise), ou de songer à vous en doter, pour une communication interne spontanée et interactive.

Donnez-vous les moyens de satisfaire vos équipes !

Prenez soin pour cela de prévoir un budget additionnel au projet pour satisfaire certaines demandes qui émergeront.

Bien sûr, votre projet n’est pas open bar, et vous ne pouvez exaucer tous les vœux. Aussi soyez transparents sur les règles du jeu dès le début. Vous voulez mettre plus particulièrement l’accent sur l’ergonomie ? Sur tels ou tels espaces : accueil, détente, cafétéria, salle de réunion ? Orientez vos messages dans ce sens, en jouant sur une alternance de questions ouvertes et fermées.

accueil bureaux avec jeuxFaites comprendre que vous retiendrez les idées les plus créatives et plébiscitées par les équipes. Pourquoi pas une cabine de télésiège suspendu dans l’accueil si votre business se situe dans la montagne ? Ou un terrain de pétanque dans l’une de vos circulations ? Votre projet est l’occasion d’innover et de vous singulariser avec un aménagement de vos bureaux unique.

Enfin, évitez de trop vous exposer sur le projet ! Vous avez fixé le cap, le budget, il vous reste à responsabiliser vos collaborateurs qui feront le relais auprès de leurs pairs… plus efficacement que vous !

Suscitez le volontariat et sélectionnez rigoureusement vos candidats. N’oubliez pas non plus d’impliquer vos managers, ils sont la pierre angulaire de votre projet qui va impacter fortement le mode de management ! Votre passage en flex office sera réussi lorsqu’il aura permis de consolider l’autorité des managers.

Un test de passage en flex office à petite échelle tu réaliseras (avant de déployer)

N’envisagez pas d’opérer votre passage en flex office sans avoir procédé à un test préalable.

test passage flex officeIl s’agit de vous assurer que vos collaborateurs adhèrent au nouvel aménagement même si tout n’est pas encore parfait.

Choisissez le ou les services qui présentent les conditions les plus favorables pour un succès. C’est le cas lorsque les collaborateurs sont volontaires et demandeurs de flexibilité, ou encore quand l’espace disponible ou le fonctionnement du service permet de réduire significativement le nombre de postes de travail.

L’idée est par là d’identifier jusqu’où vous pouvez aller, quitte à réduire un peu vos ambitions par la suite.

capteur taux occupation

Vous aurez pris soin en amont de mesurer rigoureusement le taux d’occupation pour vous en assurer. Demandez à vos collaborateurs de consigner leur temps de présence, ou, mieux, déployez des capteurs connectés aux endroits stratégiques.

Comptez au moins 2 semaines d’enregistrement, en évitant les périodes de congés.

Une fois l’aménagement réalisé, vous collecterez d’abord le feedback de l’équipe en place. Puis proposerez aux autres services de venir le tester à leur tour pendant quelques jours.

Vous pourrez par la suite sans risque programmer le déploiement en procédant aux ajustements nécessaires qui vous auront été remontés.  Ou bien si le test n’est pas concluant, vous reverrez votre programme jusqu’à ce qu’il le devienne.

Et enfin, sur un partenaire compétent et polyvalent tu t’appuieras

Notre conseil aux entreprises est d’opter pour le choix d’un partenaire unique, plutôt que de missionner indépendamment plusieurs entreprises. Vous pouvez solliciter un consultant en organisation, un concepteur, une entreprise générale ou encore un distributeur de mobiliers. Mais vous aurez du mal à les faire travailler ensemble et perdrez en agilité.

vision globale projet de flex officeIl vous faut un partenaire capable d’appréhender toutes les dimensions du projet : stratégiques, fonctionnelles, et surtout humaines…

S’il a bien compris votre projet, il doit être capable de s’engager sur l’atteinte de vos objectifs, qu’il ait à mobiliser des compétences internes ou externes. Il devra en tout état de cause vous les détailler.

Outre le respect du budget et du planning, il devra s’engager sur des critères qualitatifs (taux d’adhésion des équipes,  satisfaction QVT, impact RSE etc…)

Vous souhaitez réussir votre passage en flex office en 2022 ?

N’hésitez pas à nous faire part de votre projet. BLOOM INSIDE réunit des compétences pluridisciplinaires pour mener à bien votre projet :

  • stratégiques grâce à une solide expérience  de ses associés dans l’immobilier tertiaire
  • techniques dans les domaines d’architecture intérieure, acoustique, éclairage, ergonomie
  • et enfin des soft skills pour susciter l’adhésion de vos équipes : curiosité, pédagogie, empathie.

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